Il cliente
Infonet Solutions è un’azienda informatica che si occupa di progetti customizzati per clienti Enterprise e offre servizi di assistenza e security 24/7, con una struttura organizzativa che rispecchia il modello “follow the sun”.
L’obiettivo
Un sistema integrato per l’evento AI: focus su esperienza e gestione dati
Per l’evento dedicato all’Intelligenza Artificiale, Infonet aveva l’obiettivo di offrire ai clienti un’esperienza digitale che rispecchiasse le aspettative e il posizionamento dell’azienda, semplificando i processi di registrazione, promemoria, accredito il giorno dell’evento, comunicazioni one-to-one il giorno stesso dell’evento. Il cliente aveva inizialmente individuato un’app specifica per gli eventi, completa di landing page, QR code, agenda e survey post-evento, ma la soluzione non era integrata in HubSpot e questo rappresentava il limite principale. L’app avrebbe consentito di svolgere efficacemente tutti i passaggi di gestione dell’evento, ma nessun dato sarebbe poi stato salvato automaticamente in HubSpot, rendendo quindi più complesso svolgere azioni personalizzate di follow-up e tenere traccia della partecipazione all’evento di contatti e clienti già presenti nel CRM. L’obiettivo è diventato quindi individuare uno o più sistemi alternativi all’app che consentissero di raggiungere gli stessi risultati, ma fossero integrati con HubSpot.
Il progetto in numeri
Speaker & guests all’evento
Flussi automatizzati in HubSpot
Messaggi sms inviati
La soluzione
La landing page dell’evento
Il primo passo è stato lo sviluppo di una landing page dedicata. Si è scelto di adottare un template specifico per gli eventi della libreria HubSpot. In questo modo è stato possibile non solo velocizzare la creazione della pagina ma, soprattutto, renderla facilmente gestibile e modificabile in autonomia dal cliente. Il template nativo infatti riprende la stessa struttura logica della piattaforma, in termini di moduli, impostazioni, modalità di modifica, facilitando quindi l’intervento del cliente nell’aggiornamento dei contenuti, essendo già familiare con il sistema.
La registrazione e l’accredito all’evento
Per la gestione della registrazione e il successivo check-in dei partecipanti il giorno dell’evento, è stata scelta SimpleEvents, una piattaforma disponibile nel marketplace di HubSpot, integrata con il CRM. Questo significa che i dati degli iscritti all’evento possono fluire automaticamente da HubSpot al tool esterno e viceversa, tenendo quindi sempre sincronizzate le iscrizioni. Il sistema, specifico per la gestione di un evento (di qualsiasi tipologia, quindi online, in presenza o ibrido), dispone di liste pre-impostate per la gestione dei partecipanti, template e-mail di conferma registrazione con QR-code personale, template e-mail di promemoria, flussi per automatizzare le comunicazioni pre e post-evento. Il sistema quindi semplifica molto i passaggi, offrendo già gli asset principali per la gestione dei singoli step. Il giorno dell’evento, il personale dell’azienda può facilmente accreditare i partecipanti attraverso lo scan del QR code, accedendo alla web app collegata dal proprio dispositivo, senza quindi la necessità di scaricare altre app o di avere dispositivi particolari. In automatico i partecipanti accreditati risultano presenti e, una volta chiuso l’evento, gli altri entrano nella lista dei no-show, il tutto sincronizzato anche su HubSpot. Utilizzando queste liste è possibile poi inviare in modo più semplice follow-up personalizzati, distinguendo tra chi è venuto all’evento e chi si è iscritto ma non ha partecipato.
Le comunicazioni in real-time
Per coinvolgere attivamente i partecipanti durante la giornata dell’evento, si è optato per l’utilizzo di Sinch MessageMedia, un’integrazione disponibile sul marketplace di HubSpot. Questo strumento ha reso possibile l’invio di SMS informativi in momenti chiave: dalle indicazioni per il parcheggio, luoghi e tempi per i meeting individuali, il pranzo e le sessioni plenarie. La sua efficacia si trova ancora una volta nell’integrazione con HubSpot: i messaggi si possono creare e programmare in anticipo direttamente all’interno dei flussi di lavoro, sincronizzando la lista degli iscritti di SimpleEvents. Inoltre, il sistema traccia puntualmente nel record di ciascun contatto la cronologia degli SMS inviati, garantendo una visione completa delle interazioni.
Risultati
Dall’invito al follow-up: tutto gestito in un unico ecosistema
La strategia adottata per l’evento ha permesso di rendere più efficiente il processo, focalizzandosi sull’ottimizzazione dell’esperienza utente e sulla gestione più efficace dei dati all’interno dell’ecosistema HubSpot. Creare la landing page nativamente in HubSpot ha permesso al cliente di partire con una soluzione pronta all’uso, ma personalizzata e facilmente aggiornabile. Successivamente, l’integrazione di SimpleEvents ha semplificato il processo di registrazione e accredito, assicurando una sincronizzazione continua dei dati con il CRM e offrendo strumenti intuitivi per la gestione dei partecipanti. Infine, l’adozione di Sinch MessageMedia ha abilitato comunicazioni in tempo reale via SMS, migliorando l’engagement durante l’evento e tracciando ogni interazione in HubSpot. Questa combinazione di soluzioni integrate ha non solo elevato la qualità dell’esperienza offerta ai partecipanti, ma ha semplificato la gestione e il tracciamento dei dati, facilitando future analisi e azioni di follow-up.Grazie alla familiarità di Infonet con HubSpot, l’intero processo di gestione e comunicazione non ha richiesto alcuna curva di apprendimento, ma si è rivelato un’implementazione fluida ed efficace.
Team
del progetto
Project management: Luca
UX research e design: Veronica & Valentina
Implementazione e gestione integrazioni HubSpot: Giorgio & Veronica
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