Uno sguardo sul backstage di un evento

Dove: uno dei luoghi simbolo della città di Padova, Palazzo della Ragione. Quando: una calda serata di fine settembre. Chi: 450 persone, rappresentanti di associazioni di categoria, imprenditori, politici, cittadini sensibili alle problematiche sociali. Cosa: una cena di gala in favore delle donne vittime di violenza, arricchita dalla presenza di due ospiti d’onore di caratura nazionale come Vera Slepoj e Lorella Zanardo. Il tutto accompagnato dalla voce di Cheryl Porter.

Ma questa “descrizione giornalistica” è solo la punta dell’iceberg di uno dei più importanti eventi dell’autunno padovano, un’iniziativa che ha visto impegnato lo staff di Sinfonia in una grande macchina organizzativa avviata quasi un anno fa.

Tutto prende il via quando Gruppo Polis per il terzo anno sceglie di organizzare una cena di beneficenza di raccolta fondi a Palazzo della Ragione: una vera e propria opera d’arte, che ben si presta a una visita guidata ma che certo non viene abitualmente utilizzata come una sala ristorante! E per la sua bellezza merita un folto pubblico: l’obiettivo è raggiungere i 400 invitati. Serve un partner operativo che possa gestire la preparazione dei piatti e il servizio ma che al tempo stesso condivida l’importante obiettivo di dare visibilità ai progetti del Gruppo destinati alle vittime di violenza: incontriamo i RistoraNtori Padovani – associazione trentennale che riunisce 14 tra i più prestigiosi ristoranti della provincia di Padova – e l’intesa è perfetta.

Prima dell’estate si realizza l’immagine coordinata dell’evento e partono i primi inviti. All’approssimarsi dell’evento la mole di lavoro si amplifica, sale l’attenzione mediatica, aumentano le chiamate che la segreteria deve gestire: informazioni, prenotazioni, pagamenti… Accordi con i fornitori, scelta del menu, sopralluoghi per capire le complessità e le possibilità di una sala così imponente. La cena è fondamentale ma non si vuole dimenticare il senso della serata e quindi dare voce alle donne, attraverso la voce di tre donne che con il loro lavoro possono valorizzare al meglio il mondo femminile: la psicologa e psicoterapeuta Vera Slepoj, la scrittrice Lorella Zanardo (che nel corso della serata sarà insignita di un premio speciale da uno degli sponsor, la Maison Pianegonda), la cantante Cheryl Porter. A pochi giorni dall’evento la tensione è altissima: siamo oltre la soglia dei 400 invitati, bisogna allestire, ri-organizzare la disposizione dei tavoli, organizzare il personale, raccogliere le adesioni dei volontari, programmare compiti e responsabilità. Si tiene d’occhio il meteo: sono giornate calde ma una pioggia improvvisa potrebbe guastare l’aperitivo in terrazza.

Martedì 27 settembre: tutti pronti al nastro di partenza, il tempo è stupendo. Gli ospiti salgono la scalinata, le hostess li accompagnano a ritirare i biglietti individuali di ingresso, e ad accoglierli…La serata trascorre tra l’impeccabile servizio, gli interventi delle ospiti, la voce di Cheryl Porter.

La sala

Il resto è storia (o cronaca).

Articolo de Il Mattino

Una delle cose più difficili da trasmettere di questo lavoro è l’emozione che contraddistingue un grande evento: settimane o mesi di lavoro si giocano in poche ore. Organizzare un evento ricorda molto una competizione da Olimpiadi: conta il risultato, e tutto si consuma in pochi attimi (rispetto al tempo di preparazione). Certo è che – come per i migliori sportivi – più si è allenati meno rischi di insuccesso ci sono. Per questo non bisogna mai dimenticare la prima legge di Murphy: se qualcosa può andar male lo farà. L’obiettivo è quindi prevedere l’imprevedibile, immaginare i potenziali problemi e le possibili soluzioni, ma soprattutto avere una squadra pronta a tutto!

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Veruska Motta

 

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